「全社告知」の魂を継承した結果(※これはアンサー記事です)|SmartHRオープン社内報
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「全社告知」の魂を継承した結果(※これはアンサー記事です)|SmartHRオープン社内報

お疲れ様です!2021年2月1日入社のちゃんみー(@chanmy)です!
General Supportグループ/総務ユニットに所属していて、日頃は「シャッフルランチの運営」や「オフィス環境の整備」といった、 “みんなの働きやすい” を支える業務を担当しています。

「全社告知マニア」こと、人事労務研究所の副島(そえじま / @tomosoe)さんのnote記事を読んだところ、居ても立ってもいられなくなり、今回アンサー記事(なのか?)を書きました。
「読んでもらえる」「伝わりやすい」全社告知について悩める方の参考になったら嬉しいです。

SmartHRのSlack事情

SmartHRでは現在約400名が働いており、出社の有無に関わらず毎日Slack上でやりとりをしていますよね。Slack botの情報によると一日に1万件以上のメッセージが投稿されているようです。

(画像1)Slackbot通知

とんでもない量ですよね!
この中で届けたいお知らせを読んでもらうのはコツが必要そうだなと思います。
私は総務という職業柄、会社の皆様に告知をするタイミングが多くあります。幾度か発信をする中で、以下のようなコメントをいただく機会がありました。

20210325_「全社告知」の魂を継承した結果_ver_2_-_Google_ドキュメント

わざわざ作業を止め、告知のホメ&お礼コメントを送ってくれるのは、当たり前のことではなさそう。「何か理由があるかもしれない」と感じ、入社まもない私が意識していることをこの記事では言葉にしてみようと思います。

全社告知で意識している4つのポイント

一体どんな告知文を考えれば良いのだろう? 何を気をつけたら届けたい想いを受け取ってもらえるのだろう?
以下は初めて発信するまでにやったこと、意識していたことです!!

(1)たくさんの告知文を見る
告知を任されたらまずはこれ!私は入社したてだからこそ、先人たちの発信を見まくりました。そこから、自分にとって読みやすい!ちゃんと読もう!と思える告知文の共通点を見つけました。

例えば

● 記号を使って案内文に区切りをつけると見やすい
● URLは、あえてテキストリンクとして埋め込まない(URLのまま表示させる)と目立つので、クリックしてもらいやすくなり効果的

# general をベースに、全社員が集まっているチャンネルを網羅的に見ていくとお気に入りの告知文に出会えるカモ?

(2)絵文字に役目を与える
副島さんが「Slackで読んでもらえる全社告知文4つのポイント」で書いているように “お願い系の告知に装飾的な絵文字を多用しない” のはとっても大事。なので私は、みんなが反応しやすい絵文字を選んで入れることを意識しています。
私が入社して感じたのは、この会社の皆さんは誰かのアクションに対して絶対にスルーをしません。どんな形であれ何かしらの反応をしてくれる温かさが、全体の雰囲気としてあります。発信者としてできるのは、そのリアクションをより手軽にしてもらえる仕組みづくりだと思いました!

20210325_「全社告知」の魂を継承した結果_-_General_-_Google_ドライブ

リアクションが増えれば増えただけ、リアクションが多いこの投稿はなんだ? と目を止めて見てもらえる(ような気がする)のです!

(3)検索のしやすさを意識する
前述の通り、一日に1万件以上のメッセージが飛び交うSmartHRのSlack。メッセージは一瞬で流れ去ります。

であれば、特に届けたい相手は誰なのか? をまずは考えた上で文章を組み立てましょう!私がやってみたのは、思い出してもらいやすいフレーズや関係者にリーチできるような問いかけを入れてみる方法です。
特に出だしは大切なので、全体の告知文ができたタイミングで長さやバランスを見ながら決めています。

(画像3)引っ越し後〜

(4)大切なのは思いやり
新入社員だからと萎縮して、敬語だらけの文章を書かねばといった気遣いは逆効果!オープンでフラットな社風であることから、かしこまった言い回しを避け、なるべくカジュアルな文体を心がけています。

20210325_「全社告知」の魂を継承した結果_-_General_-_Google_ドライブ

同じ会社で働く社員なのだから同じ目線で発信しましょう。入社してみて、それを強く求められていると感じます。
それでもまだハードルがある方は想像してみて!昨年だけで社員のおおよそ半数、163名も入社しているのでほぼほぼみんな同期です!(違う?)

大切なのは相手への思いやり!念頭に置くのはSmartHRが大事にしているHRT(Humility:謙虚、Respect:尊重、Trust:信頼)のみでおっけーだよ!

おまけ
細かいけれど……
人によってはパソコンではなくスマートフォンでSlackを見るかもしれません。スマホ画面に収まる程度の文量になっているか、改行するポイントで読みにくくなっていないか、なども発信前には確認しています。

全社告知を自分が読む側になった時、どんな印象を抱くか、一度客観的に見直してみるのがオススメです!

Special Thanks!

以上、全社告知の際に私が意識していることを書いてみました!
SmartHRのみんなは、誰かが発信することや挑戦していることに対して絶対に冷めた反応をしたり、無視をしたりしません。それが素晴らしいことであれば賞賛し(褒める絵文字が大量にある!)、仮に失敗をしても「ナイストライ」と言い合える文化があります。

私も入社してまだ2か月ですが、何度も温かな気持ちをもらっていますし勇気がわく瞬間がたくさんありました!
なので、今後入社する方含め、全社告知を苦手だと思っている方には楽しんで告知文を作ってもらいたいし、「絶対に大丈夫だよ」と伝えたいです!

ちなみに、今回この記事を書くきっかけをくれたのはSmartHR全社告知マニアの副島さんとチームメンバーです!

無題のプレゼンテーション_-_Google_スライド

また、全社告知には魂を込めるものだという気概が伝わってくる副島さんの記事はこちら。

これからも届けたい想いが届けられるように、気合を込めて告知文を考えていきたいと思います!!!(メラメラ🔥)

まだリアルでお会いできていない方も多いですが、総務はシフトを組んで出社中です!オフィスで見かけたらぜひお気軽に声をかけてくださいね!


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