年163名が入社しました。人事による新入社員受け入れ時の工夫を語らせてほしい|SmartHRオープン社内報
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年163名が入社しました。人事による新入社員受け入れ時の工夫を語らせてほしい|SmartHRオープン社内報

あけましておめでとうございます。人事グループの六原(ろくはら/@rokumegu)です。2021年もよろしくお願いします。

2020年は、本当に沢山の方がSmartHRにジョインしてくれました。数えてみたところ、総勢163名。全社員のほぼ半分が去年1年で入社しています。

最近は、新入社員から「入社オリエンよかった」とうれしい声をもらえることもありつつ、「どんどん人増えてるし、テレワークも導入してるけど、人事の新入社員オンボーディングってどんな風にやってるの?」と聞かれることも増えてきました。

ということで、今回は人事が新入社員受け入れ時にやっていることを改めて語らせてください。いきますよ〜!

【はじめに】新入社員受け入れで達成したいこと

具体的な取り組みを紹介する前に、まずは新入社員受け入れで達成したいことについてまとめます。
個人的には「入社した環境になじんでもらう」「組織で成果を出す道筋を掴んでもらう」のがゴールで、人事の入社オリエンは主に前者を、各配属部署でのインストールやOJTでは後者をカバーしていると考えています。

その上で、人事のオンボーディングで達成したいことを整理すると、以下の3点です。

● SmartHRの文化・雰囲気を感じてもらう
● 会社の基礎知識、事業・組織の全体像をインプットをしてもらう
● まわりの人に対し、雑談・質問・発言をしやすくなってもらう

上記が達成できるような仕掛けを考えながらオンボーディングを設計しています。

入社前の工夫

入社受け入れは、候補者の方が内定承諾してくれたタイミングから始まります。

【1】Slackチャンネルへの招待
SmartHRでは、内定者を会社のSlackグループに招待しています。入社手続きや案内もSlack上で行いますが、なにより「SmartHRの文化や雰囲気をSlackから垣間みてもらえる」点で役立っています。

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【2】SKJ(全社会議)の入社前参加
新型コロナウイルスの対策で全体会議(通称:SKJ)をオンラインに移行したタイミングから、内定者にも参加のお誘いをはじめました。会社のオープンさ(経営会議の議事録や残高情報など)や、社員同士のやりとりを実際に見れてよかった、との声をもらっています。

【3】入社前の懇親会参加
各部署ごとに新入社員向けの入社前オリエンを企画したり、懇親会に呼んだりしてくれています。入社前にどんな人と働くのかわかると安心ですよね。タイミングがあえば、期ごとのキックオフ会議にも招待しています。

【4】入社前オンボードキットの配布
内定者からの「入社前にSmartHRのことをもっと知りたい!」「入社前にインプットしておきたい」という声にお応えして、予習コンテンツをまとめたシートを渡すようにしています。あくまで時間があれば、というものですが、入社前の時間を有効活用してもらうためのアイテムとして使っていただけたらと思っています。

入社前の懇親会等でも話題にできる・ササッとお渡しできるすぐれものなので、社内でもぜひ使ってみてください!

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入社後の工夫(入社初日〜2週間目)

続いて、新入社員の方が入社してから2週間目くらいまでの工夫です。

【5】入社後オリエン
現在、約1週間をかけて(入社2日目からは現場のOJTと並行して)トータル10時間以上のオリエンを実施しています。「思ってたより多い!」とよく言われますが、SmartHRは「100の問題を100人で解く組織」を目指しているので、そのためには自部署以外のことも知ってもらう必要があると思い、この量にしています。
コンテンツは、Slackの使用方法から、社長の宮田さんによる会社沿革についてのオリエン、各リーダーからの事業・組織紹介などがあります。

すべてのオリエンでSlackにスレッドを立て、チャットコミュニケーションの雰囲気をつかんでもらったり、みなさんが気兼ねなく質問やコメントをできたりするように工夫しています。ちなみに、すべてのオリエンは新型コロナ対策のために、オンライン上で受けられる体制を整えています。

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▲オフラインで開催した際の、入社後オリエンの様子

【6】新入社員向けドキュメント「新入社員のあるきかた」
入社後に新入社員にチェックしてほしいことをまとめたDocBase(社内のドキュメントツール)を初日にお渡ししています。ドキュメントには、初日〜入社1ヶ月の時系列でやってほしいことや、オリエンの資料を記載しており、自律駆動での情報キャッチアップに使ってもらっています。

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【7】自己紹介ドキュメントの作成
新入社員に入社初日〜翌日に自己紹介のDocBaseページを作成してもらいます。どんな人なのかが既存社員にも伝わり、声をかけやすくなると好評です。
ちなみに、SlackプロフィールにDocBaseの自己紹介リンクやSmartHRの機能「カスタム社員名簿」のページリンクを設置すると、オンライン上で初めてやり取りする相手であっても、人となりを理解するきっかけになるのでおすすめです。

入社後の工夫(入社3週間目〜3ヶ月目)

入社3週間目から3ヶ月目くらいまでは以下のような取り組みを進めています。

【8】なんでも質問会
SmartHRは割と質問がしやすい会社だと思っているのですが、リモートワークによって対面でのコミュニケーションが減り、仕事をする中で「今聞くほどでもないけど、わからないこと」が溜まっているという声を聞きました。

そこで、「実はわかってなかった、聞けてなかったことをまとめて質問する」場として「なんでも質問会」を入社3週間ほど経ったタイミングで開催しています。Slack内のemojiの意味から福利厚生の確認まで、毎回なにかしらの質問が出ています。

【9】人事との1on1(1ヶ月/3ヶ月)
入社後の新入社員1on1を人事がやっています。社員数が多くなってきたこともあり、1ヶ月を希望制にしたりしていますが、サーベイの結果ともあわせて、新入社員がひとりで困っていないかな?と目を配るようにしています。

その他 コミュニケーション促進のための工夫

【10】社内コミュニケーション促進施策
SmartHRでは、新入社員が円滑にコミュニケーションをとれるようにするべく、様々な社内コミュニケーション促進施策を実施しています。
部署やチームをまたいで様々な人と毎週交流する「シャッフルランチ」、入社直後に各部署のリーダーたちとごはんを食べる「リーダーランチ」、新入社員には追加で参加手当が出る「部活」制度などが主な例です。

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▲オンラインで開催している「シャッフルランチ」の様子

【11】社内モニターでの新入社員自己紹介
「まだ新オフィスに行けていないけれど、見るのが楽しみ!」という方もいると思いますが、2021年1月のオフィス移転をきっかけに、社内複数箇所にモニターが設置されました。

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モニターでは、その月の新入社員の自己紹介がスライドショーで流れており、新しいメンバーの顔や名前や所属、趣味などが表示されています。これによって、新入社員とのコミュニケーションのきっかけを作りたいという新たな試みです。

……と、ここに書ききれていないものもありますが、以上の11点が、現時点でのSmartHRの入社オンボーディングで力を入れている取り組みです。

カイゼンのためにやっている工夫

つらつらと書きましたが、オンボーディング施策は現場のニーズから常に変化させていくべきだと思っているので、基本は下記3点をもとに小さなカイゼンを繰り返しています。

● 新入社員にオリエン後にアンケートをとる
● 1on1で、オリエンに対するフィードバックをもらう
● 講師側と不定期にお話しする

会社が大きくなるにつれて部署や情報が増え、新入社員に伝えたいことも急速に増えているのを感じています。
運用する上で、オリエンの回数どんどん増やすというよりも、あくまで社員の自律駆動の幅を残したまま、情報のキャッチアップができる仕組みを作るのが今後大事だと思っています。

また、入社者の経験やバックグラウンドが多様化しているので、例えばITツールに不慣れな人でも、なめらかにオンボーディングできるようなコンテンツも用意できたらいいなと思っています。

やること沢山!がんばるぞ!

意気込みと切実なお願い

各チームのみなさん、いつも新入社員の温かい受け入れ、ありがとうございます!オンボーディング担当をやっていると、毎回新入社員の方の「やっていけるのかな……」という不安をひしひしと感じます。

誰だって最初は少なからず不安があるもの。だからこそ「おてなみ拝見」のような心を脅かす入社体験でなく、ウェルカム感のある受け入れをやっていきたいと思っています。2021年も全社で大歓迎の受け入れをやっていきましょう〜!

ところで……

一緒にオンボーディングや、人材育成、制度まわりを担当する人事が全然足りていません……!
もしお知り合いの方がいらっしゃいましたら、ぜひ紹介してください〜!お願いします!!何卒ーー!!!


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