1年で3倍に! 総務の "シン体制" をドドンと紹介!
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1年で3倍に! 総務の "シン体制" をドドンと紹介!

※ 2021年 11月 16日 更新
募集終了に伴い、記事内の求人URL 1つを削除しました。

お疲れ様です!General Supportグループ/総務ユニットのちゃんみー(@chanmy)です。以前「全社告知」について社内報で書いたことがあるので、その記事で覚えていてくださる方もいるかもしれませんね。

入社当初8名だったGeneral Supportグループも、ユニットが3つになり、今や10名を超える大所帯になりました。総務ユニットも正社員が1名→3名に、3倍規模になったよ。

緊急事態宣言も明け、出社人数も増えてきた昨今、総務ユニットにも変化がありましたのでお伝えにやってきました!

ずばり!ユニット内で業務の専業化をしていくぜ!

現在、東京の総務ユニットには実務を行う正社員メンバーが3名、派遣社員の方が1名、業務委託の方が2名おります。

総務業務は多岐に渡りますが、SmartHRの総務は以下の様に役割を分けることにしました。

総務の役割を示している。内容は、本文に記載されているものと同様。

順番に紹介します。

★ちー・ちゃんみー
これまで総務ユニットが担当していたいわゆる定常業務は、すべて上記のメンバーと常駐の派遣社員の方・業務委託の方が担当します!

● 毎週水曜日のシャッフルランチの運営
 →Zoomのブレークアウトルーム機能を使用して、部署やチームをまたいだ交流ができる場を設けています!ぜひ参加してくださいね!
● オフィス運営(入居ビルとのやりとり、防災計画、清掃契約など)
● 慶弔対応、名刺発注
● 採用(総務ポジションの書類選考、面接など)
● 締め会運営(毎月実施)

などです。

また、上記に加えてプロジェクト単位での業務も担当していきます!

● 福利厚生まわりの整備(書籍購入制度やフリーアルコールの補充対応など)
● 契約書管理
● BCP(Business Continuity Plan)整備

★ちなっぷる
九州・東海オフィスといった拠点の管理を担当します!
レンタルオフィス業者とのやりとりや、拠点メンバーの意見を取り入れたオフィス環境の整備を行います。業者の方との打ち合わせから賃料の交渉など、幅広くファシリティマネジメントをしていきますよ。

下期に入ってからは、新入社員が爆増している東京オフィスのフリーアドレス化の対応がありました。東京オフィスの面積の半分を占めるビジネスサイド、プロダクトサイドをフリーアドレス化すべく、サーベイの実施から大型ロッカーの導入も実施!

一番記憶に新しいのは、商談席にテレキューブを設置したことでしょうか。従業員の声を聞いて、より働きやすい環境を作るべくオフィス構築頑張っています!

★ひらりー
関西オフィス唯一の総務/秘書として、定常業務や拠点管理から支社長のサポートまで担います!
スタートアップ企業の拠点一人目のバックオフィスメンバーということで、その業務は多岐に渡ります。ある時は「マーケティング担当者と共に展示会に参加し商談を獲得」、またある時は「営業担当者と共に商談にも参加する」など、職種の線引きなく活躍しています。そのコミュニケーション能力たるや。。。
ちなみに、特技はスーパーボールすくいです。

そんなひらりーの最新記事はこちら

どうして役割をわけたのかって?

今回総務ユニット内で「業務の専業化」を進める理由は、大きく分けて3つあります。

①スピード感を持って業務に対応していくため
2021年に入り、メンバーが増えたことから定常業務を担えるメンバーが正社員だけで3名になりました。

入社直後は「まずは業務を覚えること」が中心になりますが、在籍期間が半年ほどになれば、3名が同じ業務をこなせるように。その中で、「果たして今届いた依頼は誰が対応するんだい?」といったお見合い状態が発生することがありました。

また、メンバーが増えることは業務範囲が広がることにも繋がり、それぞれが受け持つプロジェクトや定常業務の話が行き交うと、設定していた打ち合わせの時間を超えてしまったり、議題が持ち越されたりすることが頻発していました。

「早い方がかっこいい」のバリューを体現すべく、今後は、「必要な議論を必要なタイミングで、必要なメンバーとする」ことによって意思決定のスピードはできる限り速くしていきたいと思っています!

②誰に聞けば?の不安を払拭していくため
以前、総務ユニットが属するGeneral Supportグループで行ったサーベイの中で「この件は誰に相談すれば良いのかわからない。もし担当がいれば教えてほしい」と意見をもらったことがありました。
人数が急増している中で、全社的にも課題になっていることだと認識しています。

「この件は総務の中でも〇〇さんに聞けば良いんだ」と少しでも認知してもらえるように今回の記事が参考になればと思います。
もちろん誰に聞いても間違いなんてことはないので、お気軽にSlackチャンネル # gs_soumu_request に来てくださいね!

社内的なサービスとしては、2021年6月からサービスデスクという取り組みが開始しています。そもそも総務に聞くことなのか、もはや何もわからない状態の方はSlackチャンネル # gs_service_desk にお越しいただければ、私が頑張って回答します!

③組織をスケールさせるため
チームとしての総務ができてから、まだ1年程度しか経っていません。今後は、全員野球をしていくのではなく、100の課題を100人で1問ずつ解くSmartHRらしい組織を体現していきます。

派遣社員の方や業務委託の方にもジョインしていただき、定常業務を滞りなく遂行することでみんなの「働きやすい」を実現しながら、社内に転がっているより多くの課題にアプローチしていったるで!の気持ちです。

これまでも記者会見でのお弁当手配やキックオフでの備品発注、Slackの告知など、全社イベントの運営サポートをしてきました。今後も人手が足りないことがあれば、お手伝いさせていただきますのでお声がけください。

改めて、General Supportグループのミッション「全従業員のパフォーマンスを社内体験で最大化」に取り組んでいきたいと思っています。

実際変えてみてどうですか?!

チーム体制を変えてみて、チームの内側にいる私としてはスピード感を持って課題解決に向かえている感覚はあります!それぞれの役割が明確になったことで、責任の所在やリーダーシップを自分が取らねばという気持ちになるのは「自律駆動」にも繋がって良いことだと思っています!

ですが、最終的に、チーム体制の変更が良かったのか悪かったのかは総務と関わって仕事をしている皆さんがどう思うかが大切です。社内の「当たり前」をアップデートし続け、組織の生産性を最大化していくべく引き続きチーム作りしていきますので、どうぞよろしくお願いします!!

総務からのお知らせです!

ここまでお読みいただいた皆さん、総務の体制はどうなったのか、どんなチームを目指していくのか少しはイメージできましたでしょうか?

そしてなんと!この度、総務ユニットで一緒にお仕事をしてくださる方を絶賛募集しております!

● 総務ってこうだよね、といった枠にとらわれず従業員のためにお仕事するぞ!という方
● SmartHRに興味あるかも!という方

また今回は特に、ファシリティマネジメントに強い方・挑戦していきたい方にお越しいただきたいです!
オフィスが大好き!ぜひこれまでのファシリティ業務(移転・増床)の経験をいかしたい!理想のオフィスを作りたいという方!!!

「友人の〇〇さん、SmartHRの総務っぽいかも」「変化に柔軟な組織で働きたいって言っていた総務の〇〇さんがいたな」なんて思い出したら、皆さんからのリファラルもお待ちしております!カジュアル面談からでもOKですので、よろしくお願いします!
総務の求人の詳細は下記をご覧ください〜!


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