めざせ年内残り77名!10月から採用チームを分割します!
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めざせ年内残り77名!10月から採用チームを分割します!

お疲れさまです。人事グループ採用ユニット チーフの日永(ひなが / @hina)です🎎
昨年の採用だよりを覚えていますか?なんとあれから1年が経過し、この1年で約170名の方がご入社されました😳

今回の採用だよりでは、今年も採用はピンチですということをお伝えすべく...

(1)採用状況の共有とお願い
(2)2021年10月から採用ユニットを3つに分けます

というお知らせをいたします。

(1)採用状況の共有とお願い

採用ユニットでは、KGI(Key Goal Indicator;経営目標達成指標)として内定承諾数を、KPI(Key Performance Indicator;重要業績評価指標)として1次面接数と選考にかかるリードタイムをおいて採用活動を行っており、それぞれの進捗をお伝えします。

KGI:内定承諾数
タイトルにもある通り、2021年末まで残り77名の内定承諾を追いかけています。残りの営業日は残り57営業日...とてもピンチです!🔥🔥

目標と実績を示している。上期目標143名に対して実績は110名。下期目標130名に対し、実績は53名。

KPI①:1次面接数
採用チームでは、各ポジションの1次面接数が目標数に達しているかどうか?を週次でチェックしています。
念の為のズレ埋めですが、1次面接数をとにかくたくさん実施することを目指している訳ではありません。目標数は、過去の内定承諾実績から逆算しており、ポジションごとに異なります。

2021年9月終わり時点の目標 = 必要数の60%達成 が未達のポジション一覧。詳細は「採用管理表」で確認を

▲ 2021年9月終わり時点の目標 = 必要数の60%達成 が未達のポジション一覧です(具体的な採用目標数などをマスキングしています。採用管理表で確認してね!)

多くのポジションで目標をショートしている状態であり、採用チームでは以下の活動を行っております。

💡エージェントさま向け施策:下期キックオフ、各職種個別説明会の実施
💡採用媒体活動:社外協力パートナー追加、費用対効果の低い媒体の整理

また、SmartHRの募集ポジションが増え、応募者側からのポジション選択の複雑性が増しているため、以下の様な導線を設けることにより、縦割りによるムダが発生しないように少しずつ改善を行っています。

💡採用ページへのカジュアル面談エントリー導線の設置
応募自体や、応募ポジションに悩まれている方向けの導線です。採用担当がご経歴を確認し、マッチしそうなポジションがあった場合は面談にご案内しています。
💡他ポジションへの回覧フロー設置
Xというポジションに応募いただいたもの、XではなくYの方がマッチするのでは?という可能性を社内で検知するため、書類選考のフローを複数設けるなどを行っています。

KPI②:リードタイム
書類選考・面接について、それぞれ目標日数内で進行できているかを週次でチェックしています。リードタイムをKPIとしている背景としては、選考にかかる期間が短いほど承諾率が高いということが挙げられます。

具体的な目標日数は以下の通りです

✅ 書類選考: 書類選考を依頼してから、3日以内に最終判定が出ているか?
各面接:面接当日から、2日以内に最終判定が出ているか?

この目標日数は全ポジション共通であり、過去実績ではなく候補者目線での体感値によって設定しています。

2021年7月以降応募者の各ステップの評価判定にかかっている日数の一覧。一部だけ掲載しています。全ポジションは採用管理表で確認を。

▲ 2021年7月以降応募者の各ステップの評価判定にかかっている日数の一覧です

書類選考の判定に3日以上、面接の判定に2日以上かかっていると、アラートの意味を込めて赤くハイライトされるようになっています。
(一部だけ掲載しています。全ポジションは採用管理表で確認できます!)

いくつかのポジションで目標値を超えており、リマインド方法や選考フローの見直しを行っています。

お願いしたいこと

以上、直近の採用状況でした。

とてもピンチな状況でありますが、年始の想定よりも採用目標が大きくなっていることもあり、嬉しい悲鳴とともに、採用担当のリソースも、皆さんの採用にかけるリソースも限りあると思いますので、特にお願いしたいことを記載します。
来年以降の人員・採用計画のお話も出ておりますが、まずは年内マストのポジションの採用成功に向けて、引き続きご協力をよろしくお願いします。

🙏 選考活動
 評価入力は可能な限り当日中に!
🙏 エージェント様とのコミュニケーション
特にエージェント様からの決定の多いビジネスサイド・バックオフィスは、どんな方を求めているのか?をエージェント様に伝えるため、お打ち合わせ同席・資料作成のご協力などでお声がけをしております。
🙏 採用媒体でお声がけ活動
特に採用媒体からの決定の多いプロダクトサイドは、スカウトをお送りするリストのご確認などを定期的にお願いしております。

※イベントの打診などもいただくことが多いのですが、イベントは内定承諾までの道のりが長いチャネルなので、年内に承諾を獲得したいポジションの場合は、エージェント様・採用媒体での活動を積極的に行っています。

2020年以降に内定承諾を頂いた方の、応募から内定承諾までの日数をチャネルごとに比較したグラフ。全部で6項目あり、エージェント経由が43日、媒体経由が47日、自社サイト経由が46日、リファラル経由が48日、イベント経由が63日、その他が38日。

▲ 2020年以降に内定承諾を頂いた方の、応募から内定承諾までの日数をチャネルごとに比較したものです。
イベントは2ヶ月以上と特に長く、また、イベントの場合は実施前の企画を2ヶ月ほど前から開始する必要があるため、年内の内定承諾獲得を目標とした場合には他チャネルの優先順位を上げたいと考えています。

自分のポジションは募集してないぞ?という方も、ぜひ周囲に良い方がいないかな、と思い出していただけると嬉しいです。
リファラルからの内定承諾実績は全体のほぼ20%と、依然として高い比率をキープしています😌

(2)2021年10月から採用ユニットを3つに分けます

変更のサマリ
ずっとピンチと言い続けているのですが、今後も見込まれる高い採用目標達成のため、入社予定含む total 17名の人事グループ採用ユニットのメンバーを、1ユニットから 「3ユニット + α」に分けることにしました。

● 3ユニット = リクルーターが2つ、コーディネーターが1つ に分かれます
● α = 採用企画というポジションができます(こちらは、ユニットではありません)

変更の詳細

(変更前)〜2021年9月の体制
2021年9月までのメンバー数は15名。ユニットは1つで、大きく分けて4つの役割に分かれていました。

2021年9月までの体制を示した図。VPoHRが@yabu、採用マーケ/広報が@takinari、リクルーターが@hina、@niida、@4hu、@takinari、@kazu-mon、@nanseki、コーディネーター/コントリビューターが@norimaki、@o-shima、@Terusan、@fujiwara。

4つの役割概要は以下の通りです。

● 採用マーケ/広報:エージェント以外のチャネルからの応募/タレントプールの獲得
● リクルーター:採用ニーズの把握、要件の整理、母集団形成
● コントリビューター:応募〜書類選考といった初期ステップのサポート業務
● コーディネーター:面接・面談の調整、クロージングに向けたコミュニケーション

(変更後)2021年10月〜の体制
2021年10月以降、入社予定含む total 17名 のメンバーを、3ユニット + αに分けます👶

2021年10月以降の体制を示した図。VPoHRが@yabu、マネージャーは募集中、採用企画は@hinaともう1名募集中、リクルーターは採用ユニットAが@hina、@takinari、@kazu-mon、もう1名ご入社予定。採用ユニットBが@niida、@4hu、@nanseki、もう1名ご入社予定、またもう1名募集中。コーディネーター/コントリビューターの採用ユニットCは、@norimaki、@o-shima、@Terusan、@fujiwara。

● 採用ユニットA = リクルーターが所属
● 採用ユニットB = リクルーターが所属
● 採用ユニットC = コントリビューターとコーディネーターが所属
● 採用企画 = 予算・体制/リソース・係数などの管理 + 採用マーケ を担当

[PR]赤い枠のポジションは募集中のポジションです🔥🔥

なお、今回の体制変更によるリクルーター・コーディネーターの採用ポジションの担当変更はありません。特にリクルーターは2つのユニットに分かれますが、これまで通りの分担となりますので引き続きよろしくお願いします!

※2021年の11月以降に新しいメンバーの入社があるため、そのタイミングで引継ぎが発生予定です。

変更の背景

今回の体制変更の理由をお伝えします。

1. 採用ユニットの人数の増加
2021年上期以降、正社員5名、派遣スタッフ5名の方が新しく加わりtotal 15名のチームになりました🎉
それまでは総勢4-5名のユニットだったので「1ユニット+チーフ」でマネジメントが可能でしたが、2021年2月以降、段々とそれが難しくなっていました。
そこで、採用活動のスピード向上と安定化を考え、ユニットを3つに分けることにしました!
2. 採用に関わる機能の見直し
昨年後半から、採用広報の機能が採用ユニット内に誕生しましたが、中心を担っていた @takinari の出向や、1年の活動を通しての最適化に向けた判断として、マーケティンググループ(広報)に移管することとなりました。

また、採用ボリュームや会社のフェーズが変わる中で、予算・採用リソース・係数 管理の重要性が増しており、一つの役割 = 採用企画 として独立させることにしました。

コメント

新体制での新しいチーフから一言もらいました!今後ともよろしくお願いします!

@niida から
SmartHRは、まだまだ早いスピードで変化し続ける組織フェーズです。各職種や会社そのものの現在地を見極めて、ビジネスサイドで「もったいない」が起こらないように横串で連携した採用活動をしていきたいです。
引き続き、会社全体での採用活動を促進できるようにやっていき〜
@norimaki から
引き続き大盛 + スピード感や変化が伴う採用活動が続きますが、採用チームでのそれぞれの役割分担を最大化して、頑張っていきたい限りでございます!
特に、コーディネーター・コントリビューターチームは新しいメンバーが多いので、新しいノウハウを随時取り入れながら、最高で最強の候補者体験を求め邁進します。やっていき〜!!!

引き続き、積極的な採用活動のため、採用ユニット自体もレベルアップしていきますのでよろしくお願いします!募集中のポジションで良い方がいらっしゃればぜひご紹介をお願いしたいです!!

最後までお読みいただきありがとうございました🎎

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