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新入社員の皆さんへお届けする、Slackの歩き方 #1 きほんの「き」

挨拶

新入社員のみなさん、はじめまして!セールスグループ/SDRの加藤桃子です。

突然ですが、わたしたちはいつもSlackでやり取りを行っています。
社内でのやりとりはもちろん、他社とのやりとも一部Slackで行っていますし、連携しているサービス情報もすべてSlackに集約されるようになっているので情報量が大盛りです。

そこで、『気になること』や『こう使うといいかも!』という思いを社内報という場を借りてお伝えします!

まず、今回はどうしたらSlackをうまく活用できるのか?

『Slackの歩き方』についてコーポレートエンジニアの @yamashu (@yamashush) に聞いてみました。


(1)名前表記方法について

弊社はSlackの名前表記を統一しています。

氏名:ローマ字の本名 or ビジネスネーム
表示名:自由に決めてOK
役職・担当 :チーム名や役職名を入れてやっていることがわかるようにする

Q. なぜ『氏名』『表示名』は英数字(1バイト文字)に統一されているのですか?

A. メンションするときに、日本語等だとサジェスト表示させるのに変換が必要で手間になってしまうからです。

あとは、日本語と英語、どちらもありにしてしまうと「この人はどっちの表記だっけ?」と悩む時間が発生してしまいます。名前を英数字に統一するという決まりを設けることで、皆さんのSlack ライフが少しでも快適になったらと思っています。


(2)チャンネルについて

Q. チャンネルがたくさんありますが(調べたところ、全663件!)、見えやすくする工夫はどんなところでしょうか?

A. チャンネル名の表記方法を、業務に関連する話題かどうかでわけていることですかね。
大きくわけて2つ。「業務に関わる話題」と「業務に関わらない話題」。

業務に関する話題のときは「英字」から始まるチャンネル名でお願いしています。
また、グループに関連する場合は「#cp_hoge」や「#dev_hoge」のように、グループ別の prefix (接頭) を付けてもらうことによって区別しています。

※ cp:コーポレート(Corporate)の略称。
 cs:カスタマーサクセス(Customer Success)の略称。

逆に業務に関係しない話題のときは「日本語」から始まるチャンネル名でお願いしています。理由としては、日本語チャンネルはサイドバーでアルファベットチャンネルより下に表記されるからです。

逆に、日本語で作成していれば、どんなチャンネル名でもOKです!下記のような感じですね。

あと、最近は新しいチャンネルの使い方も始めてみました。キッカケはこのSlackから。

引用Twitter: https://twitter.com/june29/status/1075641033499635712

上記にSmartHRでも対応するべく、#_todo_[トピック名] でチャンネルを作成するという運用をしています。ここでのポイントとしては「 _ 」 をチャンネル名の最初につけることによってチャンネル一覧の上にくるため、忘れず確認できます。

運用としては、次のように行っています。

1. 必要な人を招待する
2. ガンガン @channel or @here でリマインドする
3. 終わった人はチャンネルを退出してもらう
4. 全員終わったらチャンネルをアーカイブする

こうすることで、ToDoが終わっている人に対して余計なメンションが飛ばないようになり、業務に集中できます。ただ、これはこれで煩雑だという意見もあるので、より良い方法を模索していきたいですね!


ちょっとした KUFU

意外と驚かれることが多いのですが、SmartHRのSlackでは誰もが自由にチャンネルを作ることが出来ます。

また、基本的にオープンチャンネルで作成され、どの部署のチャンネルにでも自由に入ることができます。誰がどのチャンネルに入ったか、退出したかの履歴が残らないような設定になっているので周りを気にせず、好きな情報を取りに行けます。

だからこそ、SmartHRのSlackはチャンネル数も多く、メンションも多く飛んできます。

そのために業務の妨げにならないようにしつつ、それでもしっかりと情報はキャッチアップできる体制の工夫はとても大事です。

Q. @yamashu さんはなにか工夫されていることありますか?

A. 自分自身で工夫していることと、SmartHR社のSlackでの工夫を活かしていることの2つがあります。

自分で工夫していること

自分からプロアクティブに情報を拾いにいくための手段として『マイキーワード設定』をしています。僕の場合は「情シス」など。

SmartHR社のSlackでの工夫を活かしていること

他には、文字を入力すると必要な情報が出てくるようになっているので、新しく設定することも多いです。「どこになにがあるのか?」と迷う時間が少なくなると思うのでどんどん使っていきたいですね。

これを設定すると・・

このように必要な情報が出てくる!

従業員のSlackライフを快適にするために、試行錯誤しているコーポレートエンジニアの@yamashuさんならではのお話を聞けて、使いやすさの理由がわかった気がしました。


(3)メンションのルール

@名前のID で相手を指定してメッセージを送ることができるメンション機能。

SmartHRでは、メンション先の人が休暇、社外にいる、業務時間外等の場合もメンションするという考え方なので遠慮せず、メンションしてくださいね!

ちなみにメンションが多くて困ることが多くなったときに、わたしが使っている便利な機能があるので2つご紹介します。

1.環境設定からサイドバーの設定を変更する

わたしは表示するチャンネルを「未読またはスター付きのチャンネルとDM」のみにして見るべきものを最小限にしています。

2.自分に関係ないスレッドのフォローを外す

方法は、リアクションする絵文字の横に表示される「・・・」を押して

1番上に表示される「スレッドのフォローを終了する」を押すだけです。

この操作を行うことで、メンションに含まれているけれど、この話にわたしは関係ないのでは…?というときに不要な通知が来ないようにできます。

今回は名前表記、チャンネル、メンションといった、最初に抑えていると便利な機能の使い方について紹介させていただきました。
この記事がSlackコミュニケーションに慣れる第一歩になれば嬉しいです。

次回はSmartHRの文化が表れていると思う、Slackの絵文字についてお伝えできればと思います!

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