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Slack の歩き方 #3 実際どうなの? Slackの実態

こんにちは! 10月にセールスグループ / SDR から、マーケティング / 広報 に異動になりました、加藤 桃子です!

今回はSlackについての社内報、第3弾です。
第1弾を書く際にいろいろ教えていただいた、コーポレートエンジニア(情シス)の yamashu さん(@yamashush)からこんな話を聞きました。


「先日 イベントで登壇した 際に、他社の情シスさんから『プライベートチャンネルやDMが多くてSlack本来の良さが出ない……』という話をいくつか聞いたんです。」

一方で、パブリックチャンネルでのコミュニケーションが盛んなSmartHRですが、その要因を深く考えたことはありませんでした。

なぜ活発かつオープンなんだろう?

広報になりたての私が、会社の理解をより深めるのにいい機会なので、そのバックグラウンドに迫ってみます!

ちなみに、コーポレートエンジニア(情シス)ではまだまだ仲間を募集中です。いい人いたら紹介お願いします〜!

SmartHRのSlack運用状況とルール

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これは、SmartHRのパブリックチャンネルとプライベートチャンネルの割合です。

ほとんどの情報がパブリックチャンネルでやりとりされていて、プライベートチャンネルやDMの利用率はとても低い
ということがわかります。(※紫色がパブリックチャンネルの割合)

ちなみに、直近2年くらいは90%以上をキープしています!

そして、このようなDMについての約束があります。

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人事・労務情報、個人情報、お金に関すること等のセンシティブな情報を扱う場合以外は基本的にパブリックチャンネルを使用しましょう!

厳選!3つの特徴


実際にSmartHRのSlackについて、紹介したい部分がありすぎたので、厳選した3つの特徴をお伝えします!今月入社したメンバーから、入社歴が3年目のベテランまで、4名に話を聞いてみました。

Aさん:2019年10月入社。マーケティングチームに所属。
Bさん:2016年入社(入社歴3年以上)。開発チームに所属。
Cさん:2019年7月入社。コーポレートチームに所属。
Dさん:2017年入社(入社歴2年以上)。セールスチームに所属。

(1)情報がオープン

「SmartHRのSlackは本当にオープンですね。」とよく言われます。最近入社したばかりのAさんはこんな体験をしたそうです。

Aさん:入社前に私について言及されていることなんてほぼ無いだろうなと思っていたら、Slackを検索してみると、情報がちょこちょこ引っかかってきたのでドキドキしながら眺めました。

入社前から私のTwitterアカウントが紹介されていたり、「入社後にはこんな仕事を任せたい!」と書かれていたりして、ジーンときてしまいました……!

確かに採用が決まると全社に展開されるため、自分の名前で検索すると過去の履歴などを閲覧できます。反対に、オープンだからこそ情報が溢れており、取捨選択しないといけないという課題感も生まれて来たという声を入社歴3年以上のBさんから聞きました。

Bさん:私が入社した頃はチャンネル数が10個ほどしかなかったため、全てのチャンネルに入って情報を追いかけられました。ただ最近は Slack のチャンネルが圧倒的に多く、入るものを精査しないと追いきれなくなりました。

それでも公開性という意味では大きな差は感じていなくて、「え、なんでこういう決定になったんだろう」と思ったときに流れを追いかけられる状態は続いています。

ーーー 実際、DM 増えました?

Bさん:そうですね。たまに仕事の話が DM で来るようになりましたが、基本的には「パブリックチャンネルで聞いてくれ〜」と頼むようにしています。その際には、「他の人にとっても有用な情報になったり、他のメンバーとの認識齟齬がなくなるのでお願いします」と伝えています。その後は同じような状況でもパブリックチャンネルで聞いてくれるようになっています。おそらく前職が DM メインの環境だった方がうっかり DM しちゃうのかなーと感じています。

なるほど。反対に、前職でメールでのやり取りを中心に行なっていたというCさんに聞いてみました。

ーーー うっかりDMしてしまいたくなることってありますか?

Cさん:基本的にパブリックチャンネルを使うようにしているので “うっかり” はないです。ただ、内容的にDMの方がいいと思いDMを送ったものの、「やっぱりパブリックチャンネルで聞く方が良かったかも……?」と後から感じることはたまにあります。

ーーーなるほど。確かに職種によって個人情報が多くなる場合もありますもんね。

(2)スピード感のあるコミュニケーション

Slackにより、メールよりも格段にスピード感のあるコミュニケーションを図れるようになっています。そんな、スピード感があることによって生まれるいい点と課題を、まずは入社2年半になるDさんに聞いてみました。

■ スピード感があることのいい点

Dさん:仮にSmartHRがSlackを使ってなかったとしても、社外に比べて社内レスポンスは早いと思います。だからこそ、Slackになると本当に早い(笑)質問に対する反応がだいたい数分で返ってきます。終日外に出ているセールスや膨大な業務量をもっているであろうCOOもレスポンスが早いです。

これは各個人がスピード感のあるコミュニケーションが重要と意識できているからこそできる状態だと思います。あとは、前回の記事にもあった Slack emoji 文化の影響も強いと思いますね。

■ スピード感があることが課題になる点

Dさん:そうですねー。情報量が多く、凄まじいスピードで流れていくので、遅れてのキャッチアップが結構難しいと思っています。

ーーー 情報量が多いとありますが、実際にどれくらいですか?

Dさん:本当に凄まじい情報量です(笑)
例えば、ミーティングが続き、少しSlackから離れただけでメンションやチャンネルがたくさん動いており、追うのが大変と感じますね……。私はまだ慣れがありますが、新しく入社された方は大丈夫なのかなって毎月心配になります。

ーーー 反対に、(入社したばかりのAさんへ)SmartHRのSlackのスピード感どうでした?

Aさん:入社直後はチャットの「量」と「スピード」に圧倒されっぱなしでした! まだまだ知らないチャンネルがたくさんあると思うので、これから少しずつ開拓していこうと思います。
Cさん:そうですね。質問されたことに対し「とにかく早く返信しなきゃ」と勝手に圧を感じ、回答の質が落ちてしまったことはありました。Slack初心者の自分はまだ使いこなせてないな〜と感じることがあります。
Dさん:あ、でもそれでいうと、相手が受け取りやすいような工夫も必要になってきますよね。私は何かを周知するときの投稿時間をある程度統一することを意識しています。理由としては、日中でバラバラ投稿すると他の投稿で流れやすくなってしまうことや、訪問やミーティングが続くと、「そもそもSlackを確認できない」ということが発生してしまうからです。

具体的には、チャンネルの動きがゆっくりになる19時前後を狙っています! あわせてSlackのリアクション emojiで任意のSlackチャンネルに自動転載できる「Reacji Channeler」機能を使い、情報ストック専用のチャンネルに投稿を飛ばすようにしています。

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左から4つがストックされるための絵文字


(3)SmartHRのSlackの課題


ーーー 反対にSmartHRのSlackの課題感などありますか?

■「慣れ」の差が大きい

Dさん:emoji が使いやすいという反面、そもそものSlackの利用や発言自体に「慣れている人」と「慣れていない人」との間で少なからず壁があると思います。特に入社したてすぐの頃は emoji でのリアクションやオープンな場所での発言など、ハードルが高く感じる部分もあるかもしれません。
Bさん:あー、なるほど。でも人数が増えてきたからこそ、業務に関係ないことは、部活や趣味のチャンネルが増えたことで発言しやすくなってる部分もありますよね!


ーーー そうですね。人数やチャンネルが増えたということは、情報が溢れてしまうことにも繋がるので、自分にとって必要な情報をうまく吸い取ることが大事になってくるタイミングですね。


オープンなSlackコミュニケーションで起こるいいこと


■「わからないこと」をオープンチャンネルで質問すると、同じ悩みを持っていた人の悩みまで解決できる

社内システムやフローがわからなかった時に、「わからない」と言いづらいことってあると思います。ただ、誰か1人わからないということは、氷山の一角に過ぎず、他にも同じ部分で「わからない」が発生している可能性が高いです。

そのため、SmartHRのセールスチームはSlackで #sales_question というチャンネルを作っています。ここでは商談を進める上で関わることについて質問できます。

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また、#sp_oshiete_smarthr というチャンネルもあります。

このチャンネルはわたしたちSmartHR社員が、SmartHRの機能や仕様についてわからないことをSP(カスタマーサポートグループ)のメンバーに質問できるチャンネルです。

下記のスタンプを押すとフォーマットが出てきます。

ワークフロー利用

このチャンネルによって、疑問を解決できるだけでなく、過去の質問を見つけやすくなり、同じ質問をしなくて良いというメリットがあります。

最後に

いろいろ書いてきましたが、確かに最初はオープンな場所で発言するのは緊張しますよね。入社して1年半経つのに、わたしは今でも緊張してしまいます。ただ、オープンにすればするほどみんなから意見をもらえるのでより良いものになりやすい!

「オープンな場で発言するのは緊張する」「どこまでオープンにしていいのかな?」「ちょっと怖いかも」と不安な方。

なぜSmartHRがSlackをここまでオープンにしているか、少しでもこの記事で伝わったら嬉しいです!

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株式会社SmartHRの社内報です。
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