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組織サーベイの実施報告

おつかれさまです。人事総務グループの薮田(@yabucccchi)です。いつも月次組織サーベイに回答いただき、ありがとうございます。

2019年の夏頃からSmartHR社オリジナルの組織サーベイを実施して、そろそろ1年になります。今回の社内報では、振り返りやサーベイ結果をどのように活用しているかを報告します。

SmartHRの組織サーベイの仕組み

SmartHRでは、以下のような形式で「従業員がどのような課題を持っているのか?」「会社のミッションは浸透しているのか?」等を定点観測しています。言うなれば、組織の健康状態を定量的に見る。ということを目的としています。

組織サーベイの概要
● 頻度:毎月1回
● 回答期間:1週間
● 回答方法:Google フォーム
● 設問数:15問〜20問程度
● 対象者:SmartHRで働く正社員
 ※ただし、当月入社の人は対象外。(回答できないことも多いため)
回答内容の公開範囲
● 全体傾向:全社員
● 部署別の傾向・個人名無し:CEO宮田
● 部署別の傾向・個人名あり(人事総務G除く):薮田

※部署別の傾向で課題がありそうな場合、各部署の責任者に共有するケースがあります。個人名を公開することはありません。
※未回答者の氏名は、各部署の責任者に共有しています。
(未回答を理由にネガティブな評価をしたり、何らかの減点をすることはありません)

今後も毎月中旬に人事からSlackで告知をしていきます。個人が特定できる状態で、上長が回答を見ることはありません! 公開範囲を理解した上で回答をお願いします。

ちなみに、薮田の部署メンバーの回答内容は、薮田以外の方に共有することになっています。薮田に課題があるときはアラートを検知できるようになっているので、遠慮なく回答してください。

なお、設問は毎回聞くレギュラーサーベイと、何ヶ月かに1回聞くスポットサーベイがあります。

レギュラーサーベイ:1ヶ月に1回のペースで聞いていく項目
 例:仕事に必要な情報はオープンである
 例:メイン評価者は信頼できる

スポットサーベイ:期末評価後など特定の月に聞いていく項目
 例:自分は成果や貢献に見合った評価がされていると思う

そもそも組織サーベイをなぜやってるの?

サーベイの目的をひとことで言うと、前述のとおり『組織の健康状態を定量的に見る。定点観測する。』です。短期、中長期的には以下のような目的があります。

目先の課題解決に役立てる
1. ”組織・個人の異変/アラート” を拾う。
2. ”施策・制度の効果” を振り返る。

中長期的にSmartHRの組織力を高める
3. 組織が大きくなっても ”SmartHRらしさ” を失わないようにする。
4. 社員が ”SmartHRで働く意味” を強く感じられるようにする。

他社ツールを導入していたときの話

ここで、ちょっとSmartHR社のサーベイの歴史についてお話します。実は、以前はサーベイ専用のツールを利用しており、2019年まではオリジナルサーベイではありませんでした。
当時、管理者の人事からすると使い勝手が良いサービスだったものの、会社組織を良くしていく上でいくつか課題が見つかりました。

当時の課題1:回答結果の解釈が難しい

サーベイ実施後に人事や経営陣が知りたい回答内容かというと、必ずしもそうではないことがありました。また、何が課題なのかを読み取るのが難しい状況でした。さらに、サーベイ結果を見ても議論すべきポイントを見つけるのが困難でした。

当時の課題2:誰が回答したのか、誰も知ることができない

匿名であることは、回答者の立場として安心感があります。一方で、サーベイの回答結果によっては、バイネームで回答内容を見ないと打ち手を誤ってしまう可能性がありました。そうした理由から完全匿名をやめることにしました。

主にこの2つの理由から、オリジナルで設問を設計することからはじめました。
(ちなみに、サーベイとは別にセクハラやパワハラの相談窓口を別途用意しています)

SmartHRが大切にしている組織サーベイ像

私は、組織サーベイを実施していく中で大事だと思っていることが2つあります。

「課題を読み取り、議論ができること。」

「緊急処置が必要なときは、具体策が取れること。」

具体的にどういうことなのか?を実際の活用サイクルを交えて説明します。

課題を読み取り、議論ができるサイクル
1. サーベイを取る。
2. 結果を経営陣で読み解く。
 (人事で事前にレビューをして資料をまとめます)
3. もうちょっと深く聞きたいことは翌月のサーベイで深掘りする。
4. 翌月にサーベイを再度確認し、課題を議論し、改善策を考える。
緊急処置が必要なときに、具体策が取れるサイクル
1. サーベイを取る。
2. 明らかに状況が良くない社員がいないかを人事で確認する。
 (例:悪いスコアが継続している人がいたとき等)
3. 場合によっては本人にヒアリングをする。
 (オンライン・オフライン両面あり)
4. ヒアリング後、課題がありそうであれば対応策を検討する。
 また、ご本人の意思確認の上、しかるべき人に内容を共有する。

ここで大事にしていることは、サーベイの結果だけを見て、全てを判断しないことです。課題がありそうな結果がでた翌月に、深掘りしたサーベイを取ってみると、そこまで課題がないケースもあります。個別に話を聞くことで別の課題が見えることなどもあります。

多面的に課題を見つけることが重要なので、「課題を読み取り、議論ができること。」「緊急処置が必要なときは、具体策が取れること。」の、2点を重要視しています。

元々使っていたサービス・ツールを活用しても、同様のことができたかもしれません。とはいえ、1年前はこれがベストなサーベイなのかを判断できませんでした。サーベイをやりながら改善していく柔軟性が必要だったため、柔軟性の高いGoogle フォームでサーベイをはじめることにしました。

1年やってみて結果はどうだったか?

● 回答率:年間通して88%〜90%近くの回答率になっています。
● 傾向:Yes / Yesとは言い切れない / No の3択のうち、Yesの割合を見ています。

【SmartHRの強みと感じる設問】

Q.会社の文化は面白いと思う(会社のノリは自分にあっている)

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Q.仕事に必要な情報はオープンである

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【SmartHRの課題と感じる設問】

Q.仕事仲間とは、年齢や役職などに関係なく気軽に話すことができる

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年齢や役職関係なく話せるかどうかは、人数が増えるとどうしても難しくなるので、組織づくりをしていく上で注意しておきたいです。

Q.1on1は、仕事に役立っている

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1on1についても高い数値ではありますが、1on1の良いノウハウなどがマネジメント層に浸透するよう、マネジメント層の育成にも力を入れていきたいと思います。

Q.心と身体の健康は特に問題ない

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心と身体の健康にいたっては、メンバーによってもリモート環境での働きやすさ、働きづらさが異なるため、個別の事情を確認しつつ、対策を考えていく方針です。


これらは設問の一部ですが、Yes回答が80%以上の設問が比較的多いな、というのがこの1年を通した結果でした。

今後どうしていくか

1年間サーベイをやってみて、定点観測ができることは重要だと再認識しました。また、毎月組織課題について経営陣が顔を並べて話せるきっかけをつくれていることにも意義を感じます。
SKJ(全体会議)で結果を共有し、どんな課題がありそうなのかを伝えることにも意味があると思っています。

このサーベイを引き続き継続していきたいのですが、「毎回設問をツールにセットして告知をする」「回答結果を元に分析をする」「回答結果と他の人事データ(等級や部署、年収等)をふまえたクロス分析をするのが大変」など課題はあります。運用大変!

まずは、そんなサーベイを担当してくれるような人材が必要なので、良い人がいたらみなさん紹介してください!

今は、Google フォームを使っていますが、人手がなくてもシュッとサーベイを取れるツールがあると良いなぁと思っています! SmartHRさん(チラッチラッ 👀)

おわり

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