全社員、そして社外ライターだって書ける!オープンすぎる社内報!
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全社員、そして社外ライターだって書ける!オープンすぎる社内報!

「SmartHRオープン社内報」編集部より
今回は、社内報として初めて、社外の方に記事を書いていただきました。その理由も記事内で触れられていますので、ぜひご覧ください。

SmartHRの皆さま、お疲れさまです!
マンガで未来を想像するメディア『if -イフ-』のライターの茶谷葉と申します。

未来の広報の在り方を探るため『オープン社内報』を取材させていただいたところ、社外の人間なのに社内報で書かせてもらえることになりました。
オープンすぎる……!

オープン社内報はSmartHRが2019年3月29日より公開を始めました。
現在ではnoteのハッシュタグ『#オープン社内報 』の投稿数が8,790件(2021年10月1日時点)を超えるなど、多くの企業で同様の取り組みが行われています。
しかし、Twitterで初めてつぶやかれたのは、SmartHRのオープン社内報記事でした。パイオニアだ!

SmartHRのオープン社内報はどうやって運用されているのか?
実際に記事を書きたい時は、どうすればいいのか?

社内にいても実は詳しくは知らなくて、気になっている方も多いと思います。
そこで今回は以下の事項について、SmartHRオープン社内報編集部の皆さまに聞いてみました。それでは個別に紹介していきます。

オープン社内報の運営者は誰?

オープン社内報の運営・編集に関わる主なメンバーとして、まず今回取材を受けてくださった5人が挙げられます。

社内報編集部の5名のイラスト。

・オープン社内報の編集長で、広報のたけべさん@ta_ke_be
・執行役員・人事責任者の薮田さん@yabu
・オウンドメディア運営や導入事例の編集担当のふじじゅんさん@fujijun
・デザイナーのさめまるさん@samemaru
・採用担当の春日井さん(@4hu)

オープン社内報は特定の部署だけで管理しているのではなく、多くの部署の社員で協力しながら運営されています。
今回の5人以外にも記事ごとに様々な人が携わっていて、これまで制作された記事の数は80本以上、関わった合計人数は60人ほどになるそうです(2021年9月時点)。

また、最近では人事の瀧田さん(@takinari)や日永さん(@hina)、広報の山王さん(@chisa)など編集部の人数も増えてきたとのこと。

オープン社内報はどういった流れで始まったの?

「2019年初頭のSmartHRには二つの課題があった」と、薮田さんは涙ながらに(嘘)話してくれました。

・SmartHRでの働き方を外部の求職者に伝えられていない。
・急激に会社の規模が大きくなり、社内の人間も自社の情報を把握するのが難しくなっている。

オープン社内報を思いついた時のエピソードを再現した漫画。

『オープン社内報』というネーミングも、Slack上の社員の何気ないつぶやきがもとになったんだとか。

社内報を外部に公開するという発想も、何気ない立ち話やつぶやきが起点になるのも、オープンで自由な社風のSmartHRならではですね!

記事を書きたい時はどうすればいいの?

オープン社内報はSmartHR社員なら誰でも書けますが、記事を書き始めるまでの流れは明確には定まっていません。

・アイデアを思い付いた人が、Slack上のオープン社内報チャンネル(# hr_shanaiho)で提案する。
・すでに執筆済みの記事をオープン社内報に掲載する。
・飲み屋での雑談がキッカケで記事になったこともある。

上記のように様々なケースがあります。

自分が書きたいと思った場合は、気軽にオープン社内報のSlackチャンネルや関係者に相談すれば大丈夫。
社内報として社員向けに伝えたい題材であれば、どんなアイデア・内容でもOK、とのことです。

記事を書くにはどんなことが必要で、どういう流れで掲載されるの?

記事を掲載する上で絶対必要なものは

『記事タイトル』
『アイキャッチ(記事のタイトル画像)』
『本文』

この3つだけです。

『文末をですます調にしましょう』などの書き方の決まり事もなく、厳しい締め切り設定もなく、自分が書きやすい文体で、自分のペースで書いて大丈夫です。
編集部側が調整するのは、専門用語を分かりやすい言い回しに変えるなど、『わかりやすさ』の調整が中心になっています。

文章を書くところまでは執筆者が担当して、アイキャッチを作る際のデザイナーとの連携や記事の公開作業は編集部が行います。
記事公開にあたっては役員陣によるチェックもなく、関係者が公開したいと思った情報はどんどん載せられます。

過去には『年内に57名の内定がほしいのでとてもピンチです!』という記事が掲載されて、社外の方々からは「ここまで公開するなんてすごいですね!」と驚かれ、社長の宮田さんが「この情報を公開するのを知りませんでした」と反応する出来事もありました。

オープンすぎるSmartHRならではのエピソードですね……!

オープン社内報編集部の運営方法は?

SmartHRのオープン社内報は運営方法も独特です。Slack上のオープン社内報チャンネルにて、編集部メンバーや社内報に興味のある社員が、3週に1度のペースで文字チャット形式の定例会議を行っています。

まず最初に全ての議題が並べられ、参加者がそれを読んだのちに、順番に議題を取り上げて自由にコメントが書き込まれていく、といった形です。

対面でも音声でもなく、文字で会議!
新しい……!

文字形式なので別の会議に参加しながら、同時に社内報の会議の流れをチラ見する他、後から流れを追うのも簡単です。

別の会議に参加しながら、オープン社内報のテキスト会議で茶々を入れる春日井さんの漫画。

「堅苦しい雰囲気ではなく、気軽に冗談やツッコミを言える空気感が気に入っています」とちゃちゃ入れ担当の春日井さんはニヤニヤしながら話してくれました。

自由でライトな運営体制が、オープン社内報の土台を支えているんですね!

なぜオープン社内報に関わろうと思ったの?

編集長のたけべさんは他社にいた時からオープン社内報を知っていて、「SmartHRらしい非常に面白い取り組みだ」と感じたそうです。

「オープン社内報で記事を書きたいです」と薮田さんに直談判しに行くたけべさんの漫画。

入社10日目で記事を執筆するなど積極的に関わっていったそうです。
熱いですね……!

取材では「オープン社内報への愛が強過ぎて、つい喋り過ぎてしまう」と話す姿が印象的でした。
これだけ熱意のある人が中心になっているから、オープン社内報はより盛り上がっているんですね!

オープン社内報がもたらした効果は?

オープン社内報には多くのプラスの効果があります。

・『オープンな制度がすごい』と社外の読者から言ってもらえるなど、自社の良さを再認識できる。
・『外部の人間が知っている情報を、社員なのに自分は知らない』という状態を避けるため、社員がしっかり社内情報をチェックする。
・記事が外部に公開されるため、『より伝わりやすい書き方にしよう』という意識が働く。
・求職者に社内の雰囲気・働き方のイメージを伝えられる。
・社外からの好感度・親密感の向上に繋げられる。

誰でも読めるオープン社内報は、社外だけでなく社内の人間にも様々な影響を与えています。
人の行動を変えるのは難しいものだと思いますが、SmartHRはオープン社内報という仕組みにより、社員の動き・意識を自然に変えています。
非常に理にかなったシステムですね!

オープン社内報に関わっていて嬉しかったこと

「SmartHRがオープン社内報を始めた結果、似た取り組みをする企業様が増えて、運営のアドバイスを求められることも多くなりました」と、ふじじゅんさんは、いかつい見た目に反して穏やかな笑顔で話してくれました。

冒頭でも紹介したように、オープン社内報関連のnoteの投稿数が8,790件を超えるなど、社会全体にオープン社内報の取り組みが広がっています。
オープン社内報で会社のイメージが伝わるようになれば、求職者が入社前の想像とのギャップに苦しむことも、採用側が早期退職に悩まされることも減り、より良いマッチングにつながるはずです。

他社さんが参考にするなど、オープン社内報の広がりに感激して涙するふじじゅんさんの漫画。

働きやすさを作っていく『Employee First.』というSmartHRの世界観が、プロダクトだけでなくオープン社内報からも社会に影響し始めている!
そのことが実感できて、ふじじゅんさんはとても嬉しかったそうです。

そしてオープン社内報は人間関係の構築にも繋がります。

「グラレポの人」を社内で認知された、さめまるさんの漫画。

深海に住むさめまるさんはオープン社内報でグラフィックレポーティング(会議などの内容をグラフィックを用いてまとめたもの)を担当した結果、『グラレポの人だ』と社内外で認知されるようになりました。
おかげで初対面の相手にも親近感を持ってもらいやすいし、SmartHRでのデザイナーの活躍の幅の広さを伝えることにも役立っています。

また普段の業務で関わりのないメンバーと一緒に制作ができるのも、人間関係が広まって良い刺激になっているそうです。

今後オープン社内報をどう運営していきたい?

オープン社内報編集部としては、『みんなの社内報にすること』を目標に掲げています。
掲載のための厳しいチェックを設けるのではなく、社員なら誰でも気軽に書けて、載せるためのサポートを編集部が担うイメージです。

社員みんなが書きたいと思ってくれるような、楽しさとある種のゆるさを兼ね備えたメディアにしていく方針です。
そしてオープン社内報を続けていくことで、SmartHRのカルチャーである『オープンさ』を今後も保ち続けたいと考えています。

終わりに

取材の結果、オープン社内報はSmartHRを象徴するようなオープンな体制で、文字チャット会議などの独特の方法で運営されていることが分かりました。そして求職者のイメージとのギャップの解消、社内への情報周知、社員の行動変容、社会全体に働きやすさをもたらすなど、多くのプラスの効果があると知りました。

筆者としても、オープンなSmartHRの社風・取り組みに驚かされてばかりで、非常に新鮮な体験ができました。
オープン社内報という素敵な取り組みが広まって、どんどん働きやすい世界になっていくことを願っています!

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