人事制度の検討過程をオープンにしました｜SmartHRオープン社内報
お疲れ様です。人事のイノタ（@Inota）です。
特にテレワーク中にご入社された方など「初めまして」の方も多いと思うので簡単に自己紹介をすると、2020年7月にSmartHRに入社し、人事グループに所属しています。
採用・労務以外の人事領域に携わる「組織人事」と呼ばれているチームで、主に人事制度（評価 / 等級 / 報酬）や人事施策（従業員サーベイなど）の運用に携わっています。
▲ 社内で打ち合わせをしている時の私の写真です。人はどうしてろくろを回してしまうんでしょうか？
さて、SmartHRには「人事制度定例会議」という、その名の通り社内の人事制度について議論する定例MTGがあります。毎週金曜の午前に実施していて、経営会議と同様に、議事録を社内に公開しています。
この人事制度定例は、社員のみなさんの評価や等級情報も取り扱うため、以前は議事録を公開していませんでした。
そんな中、制度構築・改善の議論や経緯はオープンにすべきなのでは？と人事で議論し、今年から会議体を整理、議事録もオープンにしたという経緯があります。
今回の社内報では、「人事制度定例で何をやっているのか」や、「どういった経緯で検討過程を公開することにしたのか」などを改めて紹介させてください。
人事制度定例では何をやっているのか
人事制度定例は、SmartHRの「人事に関係する課題」について話し合う会議です。議題は、人事制度そのものの議論から、異動や昇格といった話など、人材マネジメント領域に関する事柄が多いです。部活や備品購入などの福利厚生制度については、オープンなモム会議で議論されています。
▲ 議事録がオープンになった一回目の定例アジェンダです
2020年には163名が入社し、社員数が急増しているため、働き方や人事の仕組みを会社の実情に合わせて改善していくために、CxO、VP、マネージャーと組織人事チームのメンバー、さらに人事制度コンサルタントの方を交えて、毎週1時間半みっちり話しあっています。
また、人事労務のプロダクトを提供している会社ならではかもしれませんが、出席者が漏れなく人事領域に関心があり、会議中に質問や意見がたくさん出ます。
ちなみに議事録の作成といった会議全体の運営は、私が所属する「組織人事チーム」で行っています。議事録の全社公開が決まってからは、担当者をローテーションして議事録を取る様になりました。
議事録公開までの経緯
人事制度定例の議事録が公開されていない事で、「どうしてその制度（の内容）になったのか？」の議論や経緯が見えず、制度の意図や背景を理解してもらうことが難しくなっていました。
そういった状態から、2020年の12月頃に人事責任者の薮田さん（@yabu）を中心に「議事録をオープンにしたい」という内容で議論を行いました。
何がオープンに出来て、何はオープンにできない（してはいけない）のかといった情報と会議体の整理を行い、「決定前の人事情報」や「個人の報酬」といったオープンにしない内容を「人事会議」として切り出すことが決まり、「人事制度定例」の議事録をオープンにする事となりました。
人事制度定例の議事録のオープン化を実現できた理由として、「できる限り情報をオープンにしたい」という目指す方向性が、会議の出席者内で一致していた事が大きかったと思っています。
また、人事制度定例に誰でも参加可能にするか、という点も検討したのですが、議論の中で個人名が出てくることも考え、会議の参加者は制限したまま、議事録を残す形が良いと判断しました。
実際に議事録を公開してみて
人事制度定例の議事録公開をはじめて半年ほど経過したのですが、まだ読まれている数は多くはありません。公開当初で60人、最近は30人くらいの既読数です。
もっと多くの人に人事制度定例の議事録を読んでもらい、制度の出来上がる過程や話し合われた内容についてまずは共有したい、知ってもらいたいと考えています。
▲ 2021年 1月 22日の人事制度定例議事録の一部。人事制度導入からの経緯が書かれています
直近の会議では、今後社員数が増加する上で、現在の評価制度や等級制度のままだと課題があるため、今後について何度か議論しています。その他、リモートワークの将来的な話など、今後の働き方に関する議論も進んでいます。
実際に制度が始まる前には全社向けの告知を行いますが、この記事を読んだ社員の方は、ぜひ一度人事制度定例の議事録を見て、疑問点があれば Slackチャンネル # hr_planning から @group-hr-planning 宛にお気軽に質問ください。
SmartHRの「組織人事チーム」の特徴
せっかくなので、この機会に組織人事チームを少し紹介させてください。今現在、私を含めて5人のメンバーが所属しています。
半数以上が2020年以降に入社したメンバーで、やっと「チーム」になり始めたと感じているところです。
経験も大事ですが、それ以上に自分の領域に責任をもちながら、自律駆動出来ることを大事にしているチームだと思います。
そういったチームだからこそ、話し合いや意思決定において、“現状の課題から考えているか” を大事にしています。「前例にとらわれずに改善していく」といった共通認識を持てている今の状態は、働いてみて非常に良い部分だと思っています。
人事労務のプロダクトを提供するSmartHRで働く私たちが、「人事」のベストプラクティスを模索していきたいですし、その過程でもSmartHRのカルチャーを体現していきたいと思っています。
一方で、組織人事のチーム作りに関しては、まだまだこれからです。今後必要になる取り組みを見据えて、チーム一丸となって役割整理を進めています。
その中で、人事の募集ポジションも見直しました。もし皆さんの周辺でこんな人がいたら、すぐにでも力を借りたい状況です。（リファラル大歓迎です！）
（1）人事企画
評価・等級・報酬や、配置などに関する人事制度を企画・改善していくポジションです。
現在は米原さん（@yone） が担当していて、人事制度の課題を整理して、人事制度定例で議論を重ね、施策に落とし込んで全体の進行を管理するような仕事をしています。SmartHRの課題に向きあって、経営と同じ目線で人事制度を議論できる環境です。
（2）組織人事
組織・人事制度を実際に運用しながら、組織の課題・ニーズをキャッチし、従業員体験の向上のため様々なカイゼンを回すポジションです。
業務としては大きく分けて2種類あり、どちらも人事制度の「実際の運用」を担う仕事です。
● 人事オペレーションの運用、データ集約、効率化（SmartHR上データの活用、システム導入、他バックオフィスとの連携）
● 人事と事業組織のハブになり、制度の運用・浸透を推進する（サーベイのFB、評価会議運用、異動対応など）
もし皆さんの周りに、人事制度・組織開発などの領域を一通り経験して「そろそろ特定の分野に特化したい」「急拡大する組織で課題を解決したい」という方がいたら、「うちの人事がこんな事やっているよ〜」とこの記事をシェアしてもらえると嬉しいです。
一緒に理想のチーム像を考えながら、人事制度・組織をつくっていく楽しさが味わえる職場だよ、とぜひお声がけしてみてください。
組織人事チームでは、人事制度の検討過程をオープンにした他、今後も制度や施策を改善していきます。まずはチラッと、DocBaseから議事録を見てもらえたら嬉しいです。