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1人あたり利用料7万円。全社の生産性を支えるSaaSを一挙紹介!

お疲れさまです、全社Opsグループの藤井( @naotofujii_ )です。先日こんなツイートが流れていたことを知りました。

「まじかよ、そんなに社員へ投資してるのか、最高だな!」ということで、SmartHRの組織全体の生産性の責務を負う立場である僕から、SaaS活用とSmartHR社の生産性について踏み込んだお話ができればと思います。

全社Opsグループについて改めて紹介

全社Opsグループは2020年2月に新設された部署で、組織全体を把握し、縦横断的に業務プロセスの改善と強化を行い、組織の生産性向上を担うことを職務としています。
そして僕はこの部署の立ち上げメンバーとして入社しました。まだ組織全体把握まではできていないですが、少しずつ対応範囲を拡大していく予定です!

実は入社前にSmartHRで利用しているSaaSを調べていた

この社内報もそうですが、情報をオープンに保つことを軸に社内情報がWebのありとあらゆるところで公開されていたので、入社前にオープンにされている情報からSmartHRを分析して資料にまとめたことがあります。
(ちなみに当時確認できたものだけで33個ありました)

そのときに感じたのが「使ってるSaaSめちゃ多いやんけ!」でした。
というわけで、改めて調査してみた結果がコチラです(リストの一部抜粋)。

SmartHRで利用しているSaaS一覧_2020年11月_-_Google_ドライブ

ただこれだけだと、生産性向上のためにどう活用されているかまでは見えなかったので、その点も考察しながら飛躍的な生産性向上に寄与しているSaaSを見ていきます!

組織の生産性を飛躍的に向上させているSaaS 3選

GoogleやSlack、Zoomなどの有名どころは言わずと知れているので、SmartHRらしいものから3つピックアップしてご紹介します。

【1】Asana(もともと導入済み)

Asana_SS_加工済み3

Asanaはワークマネジメントツールで、チームや部署内のプロジェクトやタスクの管理ができるツールです。特徴としては起票したタスクをチームや部署を跨いで共有し管理できることにあります。

SmartHRは「The Model」に則った組織体制ですが、最近だと部署を横断した活動も増えてきており、そういった際にはタスク共有して部署の隙間にタスクが落ちない工夫をしています。

【2】Whimsical(もともと導入済み)

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Whimsicalはデザインコラボレーションツールで、フローチャートやワイヤーフレームを複数人で共同編集できるツールです。非常にシンプルなUIなのでカンタンに作図できます。テキストだけでは説明が難しい場合、認識のズレを埋めるために図示して、お互いの理解を深めるのに重宝しています。

【3】Celonis(新たに導入)

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Celonisはプロセスマイニングツールで、社内で利用しているSaaSのログからプロセスマップ、解析レポートを作成してくれるツールです。
従業員に直接ヒアリングしなくても、ログデータから何がどのように行われているのかがわかるため、ヒアリングの時間や聞き漏れを低減でき、かつ作図の時間も大幅に削減できる非常にありがたいツールです。

なぜこの3つが組織の生産性向上に欠かせないの?

生産性向上には「定義と計測」することが重要

生産性が向上したかを把握するためには、「何をどうしたらどのようになるか」を定義することが重要です。例えばAを実行した後にBを実行してCという成果物ができてDの基準を満たしていたら完了とする、のようなものです。

定義をしていないと、何が正しいかが人によって異なるためアウトプットにバラつきがでて、予想していた結果が出てこない事態が起きます。もちろん少ない人数で行ったり、通過するプロセス数が少なかったりすれば大きくズレることはありませんが、人数が増えプロセスも増えるとこういったことは起きやすくなっていきます。それらを防ぐために定義を行います。

また、定義をすることで何がどのようにアウトプットされるかがわかるため、計測できるようになります。具体的には定義されたプロセスの通過数、処理時間などを計測できるようになり、目標に到達しているかがわかるようになります。

全社Opsグループでは、これまでに導入されたツールも活用しつつ生産性向上のため、業務フローを「Whimsical」を使って図で定義し、そのフローを「Celonis」で計測できるようにしてプロセス通過数や処理時間を把握できるようにしています。

そして、目標に達成していないものがあればチームと課題について議論し、改善策をたてて「Asana」にタスクを起票しプロジェクト管理を行うようにしています。こうすることで非効率、非効果的なプロセスを削減でき生産性の高いものを維持していくことができます。

今回のまとめ

今回の3つの中で入社前から利用されていたのが「Asana」と「Whimsical」で、入社後新たに導入したのが「Celonis」です。フローやタスクの見える化はもともと社内で行われておりましたが、今回それをさらに自動的に定量化するためにプロセスマイニングツールの導入を行いました。

このフェーズの組織でフロー化やタスク化が定着していることはあまりないので非常に驚きましたし、この流れをより良い状態に持っていけるよう新たにプロセスマイニングツールの導入を行いました。

ツールを導入すればそれだけで生産性が上がるわけではなく、目的に対して定義をして計測して数値化することで認識を合わせることが重要です。ツールはあくまでその過程の解像度を上げて時間を短縮するために利用することを意識して、より生産性をあげるために7万円と言わずにもっとガシガシ新たなSaaSを利用していきましょう!

また、新たに追加された「自ら認識のズレを埋めよう」のバリューを体現するためにも非常に意識したいものです。

【Appendix】現在SmartHRで利用されているSaaS

SmartHRでは、今回紹介したSaaS以外にも様々なSaaSが活用されています。一覧としてまとめましたので、ぜひご覧ください!

SaaS一覧


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